记录管理软件需要成长，但是是通过预测编码、内容分析、基于搜索的应用还是某种组合?

有人曾说记录管理工具在当今信息爆炸时代已经不合时宜，但是新技术的涌现给了他们急需的推动。预测编码和内容分析应企业费心应对的数据量攀升而生。

“我们上班不是为了合规或者记录管理去标标签的，”Jason R. Baron说道，他是华盛顿Drinker, Biddle and Reath LLP公司的一名负责信息管理和电子取证案件律师，他还是美国国家档案和记录管理局的前诉讼主管。

预测编码软件将文件做好标志和分类，这节约了人工分类成千上万文件的时间和资金。它还创造出了一组范例文件，供员工查验文件是否准确。该软件的发展还需要后续多轮编码的“教学”。

但是法律的挑战者为这一过程担忧——它是一种使用蛮力的组块分析分类方式——它将麦仁和谷壳分开的过程中有可能会带来错误：相关文件可能丢失，不相关的文件可能会被提取出。但是预测编码相比由于信息量增长造成的无法管理还是有很大优势的。让法律专业人士花大把时间给文件标标签是一件“糟糕的状态”，Baron这样说道。

还有人认为真正的目标是更为复杂的技术，例如内容分析。

Sandra Serkes是Valora技术公司的创立者和董事长，该公司位于马塞诸塞州贝德福德，是一个内容分析服务供应商。她说内容分析应对的是真正的趋势，并能够超越格式，基于整个企业所有信息完成商业智能运作。

“我们会从头到尾了解一个文件，”Serkes提到Valora的Powerhouse内容分析软件时说。“比如它使用什么语言，从哪里来，符合哪一文体的典型版本，是否存在独特属性等等。”

记录管理的未来可能需要内容分析，预测编码和智能搜索。但是由于电子取证和合规这种单一目的的使用已经解决了企业困难所在，信息管理投资的回报也越来越困难，所以这一过程还需要时间。另外还有人为阻碍。

“从技术上来看实现它并不困难”Serkes说，“信息共享的情感层面才是问题所在。记录经理们通过垄断信息已经建造起了自己的帝国。”

本文原载于电子杂志《数据价值十二月刊·信息管理》，欢迎免费下载阅读。

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